各二级学院：

根据学生档案工作的安排，2018年11月5日至12月31日，为2019毕业生档案初步收集整理阶段，为真实记录每位同学在校期间的表现，确保毕业生档案材料准确、齐全、完整。请各二级学院高度重视此项工作，通知各毕业班班主任将本班学生个人档案材料准确无误地装入学生档案袋，现将有关事项安排如下：

一、请各二级学院通知2016级班主任11月5号至11月18日，到综合楼1209办公室领取本班学生的毕业生登记表（空白）和档案袋（空白），并指导学生尽快填写，确保每位毕业生能够及时建立毕业生档案。

二、毕业生档案袋填写要求及收集材料注意事项:

1、档案袋学号需填写全部号码，档案袋上其它个人信息需如实填写；

2、请各班务必认真按要求(毕业生登记表填写要求见附件)填写；毕业生登记表填写完后以班级为单位到综合楼1209办公室审核，

3、其它注意事项：

（1）毕业生档案材料包括毕业生登记表、军训考核表、入学登记表、学年鉴定表、院级评优评先申报表及国家奖学金、国家励志奖学金审批表。获得院级评优评先及国家奖学金、国家励志奖学金的同学请将评优评先申报表及国家奖学金审批表、国家励志奖学金审批表等相关材料放入档案内。请各班检查以上材料是否齐全。

（2）只能将以上材料装入档案袋，严禁装入荣誉证书复印件（已装入院级评优申报表及奖学金申报表、国家励志奖学金申请表等）、协议书、推荐表、和等级证书等其它材料。

（3）档案袋内装的材料请用铅笔在档案袋封面所在项后面打钩，为了避免装错材料现象，各班在装完后认真仔细地核查材料是否准确（例如：张三的档案袋内装的材料必须全部为张三的材料，而不能有其它任何人的材料）。

三、军训考核表、入学登记表、学年鉴定表、院级评优评先登记表申报表及国家奖学金审批表、国家励志奖学金审批表，现在存放在各二级学院。请各位班主任到各二级学院领取上述表格。除军训考核表外，各类表格均有两份，一份装入档案袋；另外一份表格按表格类别按学号排序统一交综合楼1209号学工处档案室；毕业生登记表填写完逐级盖章后一份装入档案袋；另一份按学号排好统一交综合楼1209号学生档案室保存，并附二份纸质名单 (见附表，不需要装入档案袋）只有一份的军训考核表装入档案袋。

四、请各班将材料装齐后将毕业生档案袋按学号排好序（小号在上，大号在下），在2018年11月19日至12月30日期间，带本班毕业生档案袋到综合楼1209号学工处档案室，领取本班同学的高考档案，并现场装入毕业生档案袋内。最后将装完所有材料的毕业生档案袋（不封口，不封折）存入在档案室库房。各班的毕业生档案归档工作结束。

五、各班如有复学到本班的同学，请班主任及时督促学生填写表格和整理材料(具体事项到红楼108室办理)，如有退学、休学、复学、留级同学的班级，在交档案的时候请予以说明。

附件：

一、各班的档案工作的办理程序；

办理程序：领取毕业生登记表和档案袋→发放给学生填写→毕业生登记表审核盖章→各二级学院领取材料→所有材料按要求装入档案袋并核对（其中一份毕业生登记表、一份入学登记表、一份各种评优评先表按班级学号排好，不需要装入档案袋）→带本班学生档案和毕业生档案移交表到综合楼1209号学工处档案室装高考原始档案→入库，同时将另一份排好序的毕业生档案相关材料交到1209学工处。

二、表格填写要求：

1、学生档案移交表和毕业生登记表移交表填写要求

2016级         班学生档案移交表

     2016级         班毕业生登记表移交表

2、毕业生登记表填写要求：

1、毕业生登记表一式两份，填写时一律使用蓝色或黑色水笔或钢笔，字迹要求工整、清楚，请仔细填写，填表过程中严禁涂改，否则作废；所有表格“姓名”一栏的填写必须和身份证、户籍卡以及学籍卡一致。曾用名如有则如实填写，无则填写“无” ，表内所列项目，要求全部填写，不留空白。如无该项情况，亦应写“无”。                    

2、毕业生登记表封面：学号、所在二级学院、班级要写全称；2、“自我鉴定”应客观、简练，由学生本人认真填写，内容简要，总结本人大学生活中的政治思想表现、学习情况、集体活动、社会实践、特长爱好、组织管理能力以及在校期间的收获，同时实事求是地评价自己的优点和成绩，指出不足和努力方向，篇幅不宜过短。另外：不要忘记本人签名，时间为2019年6月20日；

3、“本人学历及社会经历”自入小学填起，按时间顺序详细填写，年月要衔接。中途间断学习的时间也要填写，并加以说明。

4、“班委鉴定”、“班主任(辅导员)评语”由班委、班主任根据学生的德、智、体及平时表现做出鉴定，不能简单写同意或者是几个成语代替对该学生的评价，班长、班主任(辅导员)签字要与鉴定内容字迹保持一致，班委鉴定和班主任(辅导员)评语字迹应不一样。“班主任(辅导员)评语”应由班主任(辅导员)亲自写，不能由学生代劳。 “所在二级学院鉴定意见”由所在二级学院办理；“学工处意见”、“学院意见”、盖章时办理。

5、封面填表日期统一填写“二○一九年六月二十日”（中文），“自我鉴定”、“班委鉴定”、 “班主任(辅导员)评语”“ 所在二级学院鉴定意见”和“学工处意见”、“学院意见”栏目的时间依次填写为“2019年6月20日、2019年6月22日、2019年6月24日、2019年6月26日、2019年6月28日2019年6月30日”（阿拉伯数字）。时间不得有涂改。

6、毕业生登记表填写时，先另用白纸打草稿，检查无误后再誊写到毕业生登记表上，错了不能更换。

学工处

2018年11月1日